Der perfekte Zeitplan für deinen Online-Kongress

Stephan Hübler
Stephan Hübler
Webmaster für Online-Kongresse
By |2018-09-17T08:36:53+00:00September 3rd, 2018|Online-Kongress|3 Comments

Nach der aktiven Betreuung von mehreren Online-Kongressen fühle ich mich in der Lage, einen vernünftigen Zeitplan für die Durchführung eines Kongresses aufzustellen. Eigentlich fühle ich mich sogar verpflichtet dazu, denn dies ist eine der meist gestellten Fragen, mit der zukünftige Veranstalter an mich herantreten.

Ideal ist aus meiner Sicht, wenn du noch 6 Monate Zeit hast, um deinen Kongress vorzubereiten und umzusetzen. Plane in diesen Monaten einiges an Zeit ein und im letzten Monat vor dem Kongress möglichst deine ganze Zeit.

Eine Graphik sagt oft mehr als tausend Worte. Deswegen hat Caro mir den Gefallen getan und meinen Zeitplan in eine wunderschöne Graphik umgesetzt.

Zeitplan für einen Online-Kongress

Der Zeitplan im Detail

Eine der häufigsten Bitten von Kongressveranstaltern an mich ist die Bitte nach einer Art Fahrplan.

Mit diesem Zeitplan schenke ich dir das Ergebnis von einigem Nachdenken und Erfahrung. Verständlicherweise ist es vor dem Hintergrund geprägt, dass ich die technische Betreuung von Kongressen übernehme und weniger das Coaching für die Themenfindung, die Experten, etc. … – die meisten Veranstalter, mit denen ich zusammenarbeite, wissen meistens was sie möchten, einige haben ein einschlägiges Kongresscoaching absolviert.

Ich gehe jetzt auf die einzelnen Balken in der Graphik des Zeitplans näher ein. Wobei ich nicht auf alles eingehe, sondern auf kleine Hürden, welche in den einzelnen Phasen zu überspringen sind.

ABER, vergiss den Zeitplan, wenn…

kein Thema vorhanden ist, kein Titel vorhanden ist, dir eine Idee für eine URL fehlt, du keine Liste möglicher Sprecher hast, deine innerliche Bereitschaft zum Durchziehen noch unklar ist.

Start

Im Startpaket der Technik wird die Webseite erstellt, damit die Experten, welche eingeladen werden, schon einen Eindruck bekommen, welches Gewand der Kongress bekommen soll. Oft arbeiten wir hier mit einer/m Graphiker/in zusammen, welche/r den richtigen Look erstellt.

Essentiell ist für mich eine gute Verwaltung der Sprecher von Anfang an. Als ich gerade selbst etwas programmieren lassen wollte, nahm Martin Neitz mit mir Kontakt auf und stellte mir die von ihm programmierte Kongress-Suite vor. Nach dem Bereitstellen eines Demos, eines Besuchs in Wiens und nun mittlerweile 3 Kongressen, welche ich mit diesem Plugin gemacht habe, möchte ich keinen Kongress mehr ohne es durchführen. Die zentrale Sprecherverwaltung, ermöglicht das Einbinden von Informationen über den Sprecher an verschiedenen Stellen der Webseite. Zum Bsp. erscheint ein neuer Sprecher in der Gallery, sobald er angelegt wird.

Martin Neitz und Stephan Hübler

Eine funktionierende Anbindung an das E-Mail-Marketing-System ist selbstverständlich. Hier können sich die Teilnehmer für den Kongress anmelden und erhalten erste Informationen sowie ein versprochenes Freebie als Geschenk.

Verkauf

Viele Zuschauer möchten gern dauerhaft den Zugang zu den Videointerviews erwerben. Dies geschieht durch den Kauf des Kongresspaketes. Die richtige Einrichtung in Digistore24, die Auslieferung auf der Webseite oder einem Extra-Mitgliederbereich und der Schutz des Videos vor unberechtigtem Zugriff mit dem Plugin digimember werden in diesem Paket eingerichtet. Produkte müssen bei Digistore24 genehmigt werden. Dies dauert zwar zumeist weniger als 24h, hat man allerdings wenig Erfahrung so kann es vorkommen, dass ein Produkt zunächst nicht genehmigt wird, weil nachgebessert werden muss. Da sollte man dann nicht in Zeitnot geraten – zumal ein genehmigtes Produkt bei digistore24 Voraussetzung für die Bereitstellung deines Partnerprogramms ist.

digistore genehmigt

Veranstaltung

Klick-Tipp-Kampagne

Wenn der Kongress läuft, erhalten die Teilnehmer jeden Tag mindestens eine E-Mail mit den Links zu den Sprechern, welche für 24h kostenfrei zu sehen sind.

Ich möchte an dieser Stelle eine kleine Tücke beschreiben, welche es zu bedenken gilt. Angenommen du verschickst am 1. Tag deines Kongresses 10Uhr deine E-Mail mit den Links zu den Videos des Tages. Dann meldet sich 12Uhr ein neuer Teilnehmer während des 1. Kongresstages an. Die E-Mail mit den Links hast du aber bereits verschickt. Er erwartet aber noch, die Videos vom aktuellen Tag sehen zu können. Ich habe dies über eine Kongresskampagne in Klick-Tipp umgesetzt, welche an den neuen Teilnehmer automatisch noch einmal die E-Mail von 10Uhr verschickt.

Inhalt

Der Inhalt ist Kernkompetenz der Veranstalter. Sie führen die Interviews, betreuen die Sprecher und kommunizieren dann mit den Kongress-Teilnehmern über ihre Themen.

Hier lege ich meinen Kongressveranstaltern immer wieder ans Herz, dass es ideal wäre, wenn die Interviews 2 Monate vor Kongressbeginn abgeschlossen sind. Warum? Es ist nicht zu unterschätzen, was für Details für den Kongress noch vorzubereiten sind.

Insbesondere ist es wichtig sich vor Augen zu führen, dass man jetzt zwei Personenkreise zu betreuen hat. Zum einen die Sprecher, welche auch Informationen über Ihre Person bereitstellen und womöglich noch Fragen haben. Sie sollen den Kongress auch effektiv bewerben. Zum anderen die Teilnehmer, welchen ein möglichst einfacher und gut strukturierter Kongress zu präsentieren ist. Während des Kongresses ist das vor allem auch ein guter Support aller technischen und inhaltlichen Fragen. Dies erhöht die Anzahl der verkauften Kongresspakete.

Optional

Kongresse mit hohen Teilnehmerzahlen betreiben aktiv Facebook-Werbung, um neue Teilnehmer für ihren Kongress zu gewinnen. Das kann Sinn machen. So haben wir für den Ganzheitlichen Gesundheitskongress von Stephan Wiese für einen neuen Teilnehmer zwischen 0,90 € – 2,10 € pro neue Anmeldung bezahlt und pro Teilnehmer 1,32 € verdient. Das ist noch keine optimale Quote, aber im besten Fall hat man die Kosten für die Facebook-Teilnehmer wieder drin und hat deutlich mehr Leute auf der E-Mail-Liste. Auch hier zeigt sich wieder, dass man sich unbedingt Gedanken machen sollte, was nach dem Kongress passiert.

Sollte man vorher schon wissen, dass man längerfristig im Online-Geschäft tätig sein möchte und auch später weitere Produkte verkauft werden sollen, so empfehle ich einen gesonderten Mitgliederbereich.

Damit sind die Erläuterungen des Zeitplans für die Durchführung eines Online-Kongresses abgeschlossen. Ich hoffe es hilft euch, die Gedanken zu ordnen. Was sind eure Erfahrungen? Hinterlasst mir doch jetzt einen Kommentar oder teilt diesen Beitrag.

3 Comments

  1. Ute Jungnick 15. September 2018 um 12:17 Uhr - Antworten

    Vielen Dank für die konkrete Übersicht, in der an alles gedacht ist. Es sieht so einfach aus…. Meine Erfahrung ist, dass am Ende alle zusammenrutscht, die Zeit abhaut und ein Techniker, der neben großem Know How auch noch eine unübertreffliche Gelassenheit hat, alles rettet, was der Zeitplan hinter sich gelassen hat. In dieser Hinsicht kann ich den Autor des Artikels wärmstens empfehlen!

  2. Susi Lange 15. September 2018 um 13:14 Uhr - Antworten

    Gut und richtig!

  3. Stephan Wiese 16. September 2018 um 16:21 Uhr - Antworten

    Hallo Stephan, das mit dem Fahrplan ist eine wirklich wichtige Tatsache, wie wir ja schon bei 2 Kongressen erfahren haben. Ich kann nur allen empfehlen 6 Monate vorher anzufangen. Dazu gehört natürlich schon das Thema zu haben und die Sprecher zu recherchieren. Gerade die Verwaltung der Sprecher kann echt viel Arbeit machen. Wichtig finde ich vor allem: Mache Dir Gedanken, was nach dem Kongress kommt. Du kannst das Kongresspaket verkaufen aber wenn Du danach kein Material hast ist bald Schluss. Viel Erfolg!

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Eine Erklärung zum Umgang mit deinen Kommentardaten findest Du in meiner Datenschutzerklärung