Ein Blick hinter die Kulissen – so funktioniert ein Online-Kongress

Stephan Hübler
Stephan Hübler
Webmaster für Online-Kongresse
By |2018-02-12T13:12:34+00:00Juni 22nd, 2016|Analyse, Online-Kongress, Online-Marketing|4 Comments

Anfang des Jahres 2016 hatte ich die Gelegenheit einen Online-Kongress technisch als Webmaster zu betreuen: den Familienreise-Kongress 2016. Die dabei gewonnen Erfahrungen möchte ich in diesem Blogeintrag mit euch teilen. Ich denke der Beitrag ist zum einen für die technisch interessierten interessant, als auch für alle die über alternative Verdienstmöglichkeiten im Internet nachdenken und bei all den Webinaren, Affiliate- und Kongressangeboten noch gar nicht so genau wissen, was darunter zu verstehen ist.

Was ist ein Onlinekongress?

Ausgangspunkt ist ein Thema, was dich besonders interessiert. In diesem Falle haben meine Freunde Mareen und Benjamin Wendt das Jahr Elternzeit ihres vierten Kindes in einem Wohnmobil verbracht, mit dem sie durch Europa getourt sind. Wohnung aufgegeben, sich auf das Nötigste reduziert und los. Dabei haben sie festgestellt, dass es einige Familien mit Kindern gibt, die etwas verrücktere Reisen unternehmen. Das reicht von Fahrradtouren mit Kleinkindern, Elternzeit in Neuseeland bis hin zu Reisefamilien, die immer unterwegs sind und ihre Kinder auch auf Reisen unterrichten. Das Thema war gefunden. Es gibt Kongresse zum Thema Gesundheit und ganz beliebt Mindset und ähnliches. Einige Themen finde ich spannend, einige zu esotherisch.

Der Onlinekongress funktioniert nun so. Man sucht sich ein paar Personen zusammen, die etwas zu dem Thema erzählen können und nennt sie Experten. Ich würde sie mal Erfahrungsträger nennen. Mareen hat dann Interviews mithilfe der Software Zoom geführt und diese aufgezeichnet. Insgesamt waren es so um die 24 Interviews. Dann haben wir eine Kongresswoche festgelegt, in der wir an jedem Tag 4 Videos kostenlos frei geschaltet haben. Für 24h konnte also jeder die 4 Tagesvideos kostenlos anschauen. Wenn es einem gefallen hat, besteht die Möglichkeit sich alle Videos dauerhaft zu sichern indem man das Kongresspaket kauft. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit auch als Veranstalter etwas für seine gute Arbeit entlohnt zu werden.

Bild Familienreise-Kongress

Was gehört zu so einem Kongress dazu?

Eine ganze Menge. Deswegen gibt es wiederrum Leute, die ein Coaching für die Durchführung eines solchen Kongresses anbieten. Wir haben es als Dreier-Team so gewagt – ohne Kongresscoaching. Wenn du dir sowas auch vorstellen kannst, dann wirst du in diesem Artikel zahlreiche gute Tipps finden.

Mareen und Benjamin haben sich als Veranstalter um den Kontakt zu den Experten, die Durchführung der Interviews, das komplette Videomaterial mit Trailer, die Graphiken (da hilft fiverr bei der günstigen Graphikersuche), das Verfassen der E-Mails, das Schreiben des Kursbuches und das komplette Marketing (Firmen, Reiseblogs, facebook, youtube, etc…) gekümmert.

Ich habe mich um die Homepage, den Verkauf und die technischen Belange gekümmert, da ich mit Websachen im Zuge meines Informatikstudiums doch recht vertraut bin. Dennoch habe ich vor allem bei der Einschätzung wie lange manche Dinge dauernd verschätzt. Das liegt in der Natur des Menschen. Oftmals zu optimistische Einschätzungen bezüglich des Arbeitsaufwands zu machen. Um euch davor zu bewahren, gebe ich euch weiter unten einen Überblick über meine Zeiten.

Die Aufgaben eines Webmasters bei einem Online-Kongress

Ich habe die Aufgaben in 5 einzelne Schritte unterteilt, welche in der folgenden Abbildung dargestellt sind. Ich erkläre nun, was ich unter den einzelnen Schritten verstehe und was mir so wichtig dabei ist.

Diagramm für den Überblick über Aufgaben bei einem Online-Kongress

1. Setup

Wenn wir bei Null anfangen, bedeutet das Setup: Hosting, Domain registrieren und ein Content-Management-System installieren. Ich kann nicht betonen, wie wichtig ein gutes Hosting ist. Wir hatten unsere bei one.com und haben gleich am ersten Kongresstag einen Serverausfall gehabt. Ich empfehle im All-Inkl oder Hetzner als zuverlässige Hoster. Uns ist allen klar, das es keine Profi-Hostingpakete sind. Aber Service, Qualität, Support und Kosten stehen dabei in einem angenehmen Verhältnis.

2. CMS installieren

Keiner zwingt euch eure Webseite mit wordpress umzusetzen. Es erleichtert jedoch die Anbindung an den Shop, den Mailanbeiter und auch Laien haben die Möglichkeit Inhalte zu veröffentlichen. Zunächst steht man vor der Frage, welche Theme verwendet werden soll. Ein sehr umfangreiches Theme ist Avada [Aff-Link]. Es ist auch nicht das schnellste, aber viele Online-Kongresse nutzen diesen Theme. Das macht es noch lange nicht zum Geeignetsten, aber wir haben damit angefangen, was alle benutzen. Ich würde sagen es ist etwas langsam, dafür sehr bedienfreundlich. Hinzu kommen eine Vielzahl von Plugins, die wir benutzt haben:

  • Cookie Notice
  • DigiMember
  • Digistore24
  • Easy Social Share Buttons for WordPress
  • Mailchimp for WordPress
  • Mailmunch
  • UpdraftPlus – Backup/Restore
  • Yoast SEO

3. Homepage erstellen

Nun wird unsere frische WordPressinstallation mit Inhalt gefüllt. Ok, das kann nicht so viel Zeit in Anspruch nehmen – eine kleine Startseite, Verkaufsseite und los. Insgesamt habe ich dann 42 Seiten erstellt! Da wären die Seiten im Hauptmenu: Startseite, Ablauf, Veranstalter, Kontakt und Mitgliederbereich. Dann haben wir uns entschieden für jeden Experten eine eigene Seite zu erstellen (nochmal 24 Seiten). Das würden wir beim nächsten Mal nicht mehr so machen. Dazu kommen die Seiten, die mit dem Verkauf zu tun haben: Verkaufsseite, Dankesseite, Partnerprogramm, Upsell 1 und Upsell 2 sowie der Mitgliederbereich. Außerdem die Seiten für die Anmeldung mit der Mailadresse: Bestätigen der Mailadresse, Danke fürs Eintragen. Dann der Footer: Impressum, Datenschutz, Presse, Pressestimmen. Zu guter letzt für jeden Kongresstag eine Seite. Ingesamt habe ich für die Seiten 54h gearbeitet. Eine Übersicht über die Zeiten findest du auf der in der Tabelle.

Übersicht Zeitaufwand einzelne Seiten der Homepage
Homepage   19:40:37
Startseite 9:21:34
Impressum, Datenschutzerklärung 1:25:36
Ablauf 1:20:00
Kontakt 0:45:00
Die Veranstalter 1:05:00
Expertenseiten 5:43:27
Verkauf 17:17:04
Verkaufsseite 10:19:05
Dankesseite Verkauf 1:01:59
Upsell 1 2:07:00
Upsell 2 1:30:00
Mitgliederbereich 2:19:00
Kongress 6:50:01
Kongresstage 6:50:01
Rest (Bildbearbeitung, Konfiguration, Graphik) 10:50:47
Summe Page:   54:38:29

4. Anbindungen

Ein Onlinekongress benötigt 3 wichtige Anbindungen.

4.1. Ein Newslettersystem

Wir haben uns für Mailchimp entschieden, weil es zunächst bis 1.500 Mailadressen kostenlos ist. Wir hatten aber 2.500 Teilnehmer, so dass wir mittlerweile dort um die 32,-EUR pro Monat bezahlen. Viele benutzen das deutsche System klicktipp . Außerdem bin ich auf der Suche nach einem anderen Preismodell (einmal zahlen und auf meinem Server installieren) über web2life gestoßen. Dessen Vorgängerversion sky-newsletter hatte ich schon erfolgreich im Einsatz. Ein Test der beiden letzteren Systeme steht noch aus.

4.2. Ein Shopsystem

Wir haben digistore24 als Shopsystem benutzt. Zunächst sympathisch: es kommt aus Deutschland und hat dementsprechend sich an die hiesigen Datenbestimmungen zu halten. Außerdem benutzen es wieder mal die meisten Online-Kongresse. Besonders interessant ist die Möglichkeit ein eigenes Partnerprogramm aufzubauen. Das möchte ich kurz erklären.

Entscheidend für den Verkauf unseres Kongresspaketes sind viele Besucher auf unserer Seite. Also bieten wir Personen an, unseren Kongress zu bewerben. Sollte jemand aufgrund dieser Werbung unser Kongresspaket kaufen, dann bekommt der Partner 50% vom Gewinn (wenn euch das genauer interessiert könnt ihr unser Partnerprogramm  Seite) lesen. Das erhöht natürlich enorm die Bereitschaft für den Kongress zu werben. Digitstore24 behält 10% vom Gewinn. Ein Produkt muß von digistore genehmigt werden. Man sollte also die Graphiken für den Verkauf, die Verkaufsseite und das Einstellen bei digistore24 nicht auf den letzten Tag verschieben.

4.3. Ein Videoportal

Da kommt eigentlich nur eins in Frage: VIMEO .Warum? Es bietet die Möglichkeit, dass hochgeladene Videos nur auf bestimmten Domains abgespielt werden dürfen. In dem Fall unsere Kongressseite. Mit dem Pro-Account können pro Woche 5GB an Videomaterial hochgeladen werden. Immer Donnerstag früh stellt sich das Kontingent wieder auf Null. Das hat uns vor einige Herausforderungen gestellt, da wir ingesamt um die 20GB Videomaterial hatten. Da will der Upload gut geplant sein.

5. Durchführung

Wenn dann alles bereitet ist, kommt der große Tag. Der erste Kongresstag. Wir verschicken den Link zu den Videos über Mailchimp an alle angemeldeten Teilnehmer. Sie können auf dieser Seite die vier Tagesvideos anschauen. Einige bekommen die Mails nicht, der Server macht Probleme, Rechtschreibfehler werden entdeckt, logische Fehler in der Menuführung und viele inhaltliche Fragen werden gestellt. Wenig Schlaf ist die Folge, aber dankbare E-Mails über den Inhalt des Kongresses entschädigen. In der Facebookcommunity wird fleißig diskutiert.

Fazit

Ich hatte ja von den Zeiten gesprochen. Hier ist der Überblick über die Zeiten als Tabelle und Diagramm. Ingesamt 105h an administrativer Arbeit von meiner Seite. Es war mein erster Online-Kongress den ich betreut habe. Viele Erfahrungen wurden gesammelt. Einiges wird beim nächsten Mal schneller gehen, davon bin ich überzeugt. Ich denke ich kann jetzt die nötigen Werkzeuge besser einschätzen. Dennoch werden auch bei dem nächsten Kongress wieder neue Herausforderungen warten.

Zeitaufwand Webmaster Online-Kongress
Absprachen 3:37:00
1. Setup 5:49:17
2. Wordpress 4:35:55
3. HP erstellen 54:38:29
4.1 Mailchimp 5:54:44
4.2. digistore24 5:01:18
4.3 VIMEO 9:51:01
5. Durchführung 16:18:17
Summe:   105:46:01
Diagramm mit der Übersicht über die einzelnen Arbeitsschritte beim Online-Kongress

Wenn ihr weitere Fragen dazu habt, dann schreibt mir eine E-Mail. Wenn ihr eine administrative Betreuung eures Kongresses oder Webseite benötigt, dann laßt uns reden. Viel Erfolg beim Umsetzen eurer Ideen.

Podcast: Zu Gast bei Swantje Gebauer

Swantje Gebauer hat mich in Ihrer Podcast-Reihe Online-Kongress Ideenfabrik interviewt. Thema: Wie Du Deine Webseite für Deinen Kongress erstellst. Swantje hat einen sehr interessanten Online-Kongress veranstaltet: Dein erster Online-Kongress. Dort findest du insbesondere auch Interviews zu Themen, wie Interviewführung und das Finden der richtigen Experten. Sehr zu empfehlen.

Der Podcast vertieft noch einmal den Inhalt dieses Blogartikels. Viel Freude beim Hören.

Stephan Hübler spricht bei Swantje über die Betreuung von Online-Kongressen als Webmaster

Nachtrag: Seid dem Verfassen des Artikels erreichen mich einige Anfrage. Insbesondere als Webmaster mit dem Spezialgebiet Online-Kongresse.Auch die Unterstützung für einzelne Teilaspekte eures Kongresses ist möglich. Einfach rechts auf den Button klicken!  Bis gleich.

Unverbindliches 15-Minuten Skype-Coaching

4 Comments

  1. Eva laspas 27. September 2016 um 20:55 Uhr - Antworten

    Lieber Stephan, danke dir für den richtig umfangreichen Bericht – habe es gerne geteilt auf FB!
    Gut, dass du das mit der Zeit geschrieben hast, das ist leider immer so. Kaum sitzt man am PC läuft die Zeit…
    Lg Eva

  2. Swantje Gebauer 19. Oktober 2016 um 10:25 Uhr - Antworten

    Lieber Stephan,

    dies ist ein sehr guter Artikel, der tatsächlich das abbildet, was so zu bedenken ist. Für mich kommt Digistore allerdings als Lieferant für das Kongresspaket nicht mehr in Frage, da elopage hier einen besseren Service anbietet und weitaus günstiger ist!

    Liebe Grüße
    Swantje

  3. Jonathan Schneider 29. November 2016 um 19:50 Uhr - Antworten

    „Man sucht sich ein paar Personen zusammen, die etwas zu dem Thema erzählen können und nennt sie Experten.“

    Danke für diesen Satz der mich zum Lachen gebracht hat!
    Wenn jetzt noch alle die den Artikel lesen verstehen dass es im Fernsehen auch nicht anders läuft hat sich dieser Artikel gelohnt 🙂

  4. Sebastian 30. April 2018 um 23:53 Uhr - Antworten

    Sehr interessante Anleitung. Ich werde mal von meiner Homepage darauf verlinken. Der Betrag hilft wahrscheinlich jedem, der vor hat einen eigenen Online Kongress zu starten.

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